ESSAY PSDM DARI JOB ANALYSIS SAMPAI METODE JOB EVALUASI UNTUK MENENTUKAN KOMPENSASI

KOMPENSASI VS JOB ANALYSIS

        Job atau jabatan dapat diartikan posisi atau kedudukan dalam suatu perusahaan yang menunjukkan hak, tugas, dan tanggung jawab yang sama bagi seseorang/sekelompok orang. Sedangkan analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Jadi job analysis diartikan sebagai suatu penyelidikan secara mendalam mengenai suatu jabatan atau dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik. Job analysis (analisis jabatan) meliputi berbagai kegiatan yang semuanya diarahkan untuk menemukan, memahami, dan menjelaskan apa yang dilakukan orang di tempat kerja. Dalam analisis tersebut, jabatanlah yang diutamakan bukan pejabat atau orang yang menduduki jabatan tersebut. Secara singkat dapat dikatakan bahwa analisis jabatan diadakan untuk memberikan suatu pengertian tentang unsur-unsur jabatan yang terkandung dalam tiap jabatan seperti hak, tugas/tanggung jawab, kondisi kerja, dan persyaratan (jenis kelamin, usia, pengalaman, kemampuan, dll).

Cara mengadakan analisis jabatan dapat melalui job questioner atau daftar pertanyaan untuk diberikan kepada pekerja dan para atasan mengenai jabatan, interview atau wawancara yang dapat dilakukan kepada para pegawai dan pemimpin, log book atau buku catatan pekerjaan yang dilakukan setiap hari, maupun observation atau pengamatan. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.

Output analisis jabatan dapat berupa job description yang merupakan uraian atau rincian tugas seorang pegawai yang berhubungan dengan identitas jabatan, tugas, metode kerja, serta persyaratan yang diperlukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Maupun job specification atau persyaratan jabatan (job requirement) yang merupakan suatu keterangan tentang syarat-syarat minimum yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan suatu jabatan dengan baik seperti pendidikan, pengalaman, keterampilan, pengetahuan, fisik, mental, usia, jenis kelamin, dll. Dari job description dapat dilakukan penilaian prestasi kerja sedangkan dari job specification digunakan untuk pertimbangan rekrutmen dan seleksi

Dari job analisis tersebut dapat ditentukan job evaluation yang merupakan sebuah proses menilai tingkat kepentingan / urutan relatif sebuah pekerjaan di dalam sebuah organisasi secara terstruktur dan sistematis. Hal ini dilakukan karena seiring dengan berkembangnya organisasi, kebutuhan akan posisi  atau suatu jabatan semakin bertambah sehingga diperlukan sebuah cara untuk mengelola jabatan-jabatan  tersebut akan tidak tumpang tindih satu sama lain. Metode job evaluation dapat berupa Non-Analytical Methods dan Analytical Methods. Pada Non-Analytical Methods seluruh jabatan dibandingkan satu sama lain untuk ditempatkan dalam sebuah urutan dengan pekerjaan standar yang telah ditetapkan. Sedangkan pada Analytical Methods, jabatan dianalisis menurut jumlah faktor atau karakteristiknya, seperti keterampilan, tanggung jawab dan usaha sehingga menghasilkan skor numeric dari tiap jabatan yang dievaluasi.

Yang termasuk Analytical Methods adalah Metode Point System atau Hay Methods yang menggunakan karakteristik tertentu pada jabatan untuk menjadi pembanding antar jabatan. Karakteristik yang menjadi pembanding antar jabatan adalah: Skill (pengalaman, pendidikan, kemampuan), Responsibilities (Keuangan, Pengawasan), Effort (Mental danFisik), Working Conditions (Location, Hazards, Lingkungan yang ekstrem). Ada pula Factor Comparison adalah yang mengidentifikasi sejumlah faktor jabatan yang akan diperbandingkan derajatnya. Sedangkan yang termasuk Non-Analytical Methods adalah sebagai berikut: Metode Ranking yaitu mengurutkan seluruh jabatan dari yang paling penting sampai paling tidak penting, Metode Paired Comparison yaitu membandingkan antara 1 jabatan dengan jabatan lainnya satu per satu lalu diberikan turus. Jabatan yang paling banyak turusnya merupakan jabatan dengan peringkat tertinggi, Metode Slotting yaitu membandingkan suatu jabatan ke dalam kelompok jabatan yang sudah ada, lalu memasukkannya ke dalam kelompok yang paling sesuai, dan Metode Job Classification / Job Grading yaitu mengelompokkan suatu jabatan ke dalam kelompok jabatan yang sudah dilengkapi dengan deskripsinya masing-masing. Point Method dan Factor Comparison temasuk metode kuantitatif, sedangkan Grade/Classification dan Ranking Method termasuk metode non-kuantitatif.

Adanya job evaluation dapat menentukan besarnya upah atau gaji seorang pegawai dengan kata lain dapat mempengaruhi kompensasi yang akan diterima oleh pekerja dengan menggunakan metode-metode yang ada. Kompensasi sendiri merupakan sesuatu yang diterima pekerja sebagai tukaran atas kontribusinya kepada organisasi dan akan berhubungan langsung dengan kinerja pegawai tersebut. Kompensasi dibagi menjadi kompensasi langsung dan kompensasi tidak langsung.  Hal yang dimaksud kompensasi langsung merupakan kompensasi manajemen seperti upah, gaji dan insentif. Adapun untuk kompensasi tidak langsung dapat berupa tunjangan atau jaminan keamanan dan kesehatan. Kompensasi diberikan dapat berdasarkan lamanya pegawai bekerja / senioritas ataupun kinerja yang diberikan pegawai.

            Kompensasi dengan metode ranking akan menggunakan syarat penilai (peringkat) dalam penggunaanya, serta harus mengetahui seluk beluk yang akan dinilainya. Salah satu contoh dalam penggunaan metode ini adalah pemberian grade di bagiaan produksi pelayan diberi grade 1, operator mesin diberi grade 3, dan mechanic diberi grade 5. Dalam kenyataanya, bisa saja grade untuk  operator mesin 4 kali dari pelayan dan 1 kali lebih rendah dari mechanic.

            Dalam kasus tersebut bisa terjadi kesalahan dalam menjamin skala pembayaran. Dapat dilihat, bahwa operator mesin sudah sepantasnya diberi upah sebesar skala di pekerjaan yang ber-grade 4, akan tetapi karena grade yang ditetapkan kurang ketepatannya, tingkat upah yang dibayarkan bisa tidak akurat. Metode ranking ini memiliki kelemahan, yaitu pertama elemen-elemen penting di berbagai jabatan sangat mungkin dapat diabaikan sedangkan, elemen-elemen yang kurang penting dapat diberi bobot grade lebih besar. Oleh karena itu, penilaian dalam metode ini harus mempertimbangakan keterampilan, tenaga, tanggung jawab, dan kondisi kerja masing-masing.

            Metode lain adalah metode job classification atau job grading. Metode ini merupakan suatu metode dengan cara kerja mengklasifikasi semua pekerjaan berdasarkan deskripsi masing-masing, selain itu metode job grading menyusun suatu kelompok jabatan yang dapat digunakan sebagai parameter pengukur jabatan-jabatan yang akan dinilai mulai dari yang paling sederhana sampai yang paling rumit hingga pekerjaan yang sifatnya bersifat teknis operasional atau yang bersifat manajerial. Tentunya pelaksana tugas yang lebih rumit dibayar lebih tinggi dibandingkan dengan pelaksana tugas yang lebih sederhana.

            Cara melakukan penilaian dengan menggunakan metode ini adalah, pertama penyusunan secara umum antara kelas jabatan dan job description. Kedua jabatan yang sudah disusun kemudian dinilai dan dibandingkan dengan job description didalam kelas jabatan tersebut, dan ketiga sudah dapat diketahui suatu jabatan diletakkan di tempat kelas yang seharusnya.

            Salah satu contoh kasus yang didapatkan dari  literatur yaitu, untuk kelas jabatan satu, dengan kelas jabatan 1 dengan deskripsi standar pekerja sederhana, dilakukan di bawah supervisi yang kuat, dan sedikit bertanggung jawab contoh pejaga gedung dan petugas kebersihan.  Kelas jabatan 2 memiliki deskripsi standar yaitu, pekerjaan sederhana dan bersifat rutin, dilakukan di bawah supervisi yang kuat, dan memerlukan sedikit latihan atau keterampilan, contohnya adalah tukang ketik dan pembersih mesin. Untuk kelas jabatan ke-tiga dengan deskripsi standar pekerjaan dengan sedikit variasi, dilakuakan dibawah supervisi umum dan memerlukan latihan dan ketrampilan, dan harus mempunyai rasa tanggung jawab, contohnya adalah pemberi minyak mesin.

            Contoh kasus tersebut dapat mempermudah dalam mengklasifikasi semua pekerjaan serta dalam pemberian upah. Akan tetapi, job grading memiliki kadar kelemahan yaitu cara penggunaan masih sederhana dan penerapannya tidak efektif jika diterapkan pada perusahaan besar, selain itu penilaian pekerjaan terlalu kualitatif sehingga, alat yang digunakan sebagai dasar penetapan upah dianggap terlalu subyektif.

Kemudian kompensasi dengan metode Paired Comparison dengan membandingkan hasil kerja seorang pegawai dengan hasil kerja pegawai lain. Dari setiap hasil pembandingan diputuskan siapa yang hasil kerjanya paling baik dan akan sangat berpengaruh terhadap besarnya kompensasi berdasarkan performance seperti berat ringannya tanggung jawab, jenis dan tingkat keterampilan, tingkat mental yang dituntut, persyaratan fisik, dan kondisi kerja yang harus dipenuhi. Hasilnya ialah bahwa relativitas pentingnya setiap pekerjaan diketahui dengan tingkat kepastian yang dapat dipertanggungjawabkan.

Metode lain disebut metode faktor comparison atau perbandingan faktor. Dalam metode ini, mula-mula ditentukan skala pegawai untuk masing-masing faktor terpilih. Pegawai yang menunjukkan tingkat tertinggi ditempatkan pada bagian teratas skala, sedangkan pegawai yang menunjukkan tingkat terendah ditempatkan pada bagian skala terendah. Faktor-faktor yang menjadi objek penilaian ditentukan, kemudian orang-orang yang dinilai dibandingkan dengan orang-orang yang ada di dalam skala, dan untuk setiap faktor diberi angka atau nilai tertentu.

Ada pula metode sistem point, metode ini paling banyak digunakan dibandingkan metode lain yang dikenal dalam teori penggajian dan pengupahan. Ciri khasnya adalah faktor-faktor kritikal (tanggung jawab, keterampilan, mental, syarat fisik, kondisi kerja) tidak dinilai langsung dengan uang, melainkan menggunakan point. Dengan dibagi menjadi beberapa tingkat yaitu minimum, rendah, sedang, tinggi. Dari penjumlahan point untuk berbagai tingkat itulah ditentukan besar kecilnya gaji atau upah pekerja. Dengan demikian kompensasi yang diberikan telah mencerminkan segi keadilan dan diharapkan menumbuhkan semangat kerja yang tinggi bagi pekerja.